Smart, Digital, Egnach

Im Herzen von Mostindien liegt die 4800-Seelen-Gemeinde Egnach mit ihren Obst- und Beerenkulturen zwischen sanften Hügeln und dem Ufer des Bodensees. Das Gemeindegebiet zählt vier Dörfer sowie 68 Weiler und ist Ursprungsort jeder vierten Beere, die in der Schweiz produziert wird. Gründe, dass sich die Thurgauer Landgemeinde jedes Jahr um rund 50 Einwohner vergrössert, sind neben der schönen Lage und den reizvollen Dorfbildern sicherlich auch das schon breite digitale Angebot.

Monika Scherrer, Leiterin Finanzen und Steuern und seit bald 20 Jahren in verschiedenen Funktionen in Egnach tätig, gibt einen spannenden Einblick, wie die Gemeinde die Digitalisierung vorantreibt und wohin die Reise in Zukunft führen wird.

Als sich die Gemeinde Egnach vor 30 Jahren für die Zusammenarbeit mit der Axians Infoma Schweiz entschieden hat, sah die Informatik-Welt noch komplett anders aus. Es war die Zeit, als die digitale ISDN-Telefonie ganz neu eingeführt wurde. Neu war es möglich, Microsoft Office ab einer CD zu installieren und nicht mehr mit Unmengen an Disketten hantieren zu müssen. Bereits damals setzte man – so Scherrer – darauf, möglichst viele der anfallenden Arbeiten innerhalb der Gemeinde mit Hilfe von IT zu automatisieren. Der Jahresabschluss war nun computergestützt möglich und Fehlerquellen wurden erheblich minimiert. Von «Smart Government» sprach zwar noch niemand.

Dennoch begann in dieser Zeit die Digitalisierung in Egnach. So merkt man im Gespräch mit Monika Scherrer sehr gut: Egnach bleibt nicht stehen, Egnach denkt Digital, erkennt das Potenzial von «Smart Government». «Wir bieten unseren Bürgern heute schon ein breites, digitales Erlebnis mit unserer Gemeindeverwaltung an». Sei dies die Möglichkeit, Rechnungen per eBill zu bezahlen oder Fristverlängerungen digital einzureichen. Selbstverständlich können auch Zu-, Weg- und Umzüge via der eUmzug-Plattform schon seit geraumer Zeit elektronisch gemeldet werden. Und das Ziel ist klar formuliert: «Wir wollen unseren Einwohnern und Einwohnerinnen die Möglichkeit bieten, nahezu sämtliche Behördengänge digital erledigen zu können».

Papier raus – Notebook an

«Smart Government» beginnt verwaltungsintern. So hat sich die Gemeinde schon vor über sieben Jahren dazu entschieden, die Papierflut zu eliminieren. Mit der umfassenden Beratung der Axians Infoma Schweiz wurde das digitale Sitzungsmanagement eigeführt, dessen Erfolg nicht lange auf sich warten liess. Die Akzeptanz bei den Behördenmitgliedern konnte schnell gewonnen werden und heute arbeitet unter anderem der Gemeinderat ausschliesslich digital. Ob bei der Vorbereitung oder während Sitzungen – Papier gibt es keines mehr. «Es ist viel übersichtlicher geworden und die Teilnehmenden haben mit ihrem Notebook oder Tablet immer die richtigen Unterlagen kontextbezogen zur Hand». So ist die Ausfertigung von Protokollen heute viel einfacher, denn alle Notizen der Sitzung sind bereits digital vorhanden und können im Sitzungsmanagement komfortabel bearbeitet werden.

Und mit der neuesten Version der CMI-Lösungsplattform, die gerade eben in Betrieb genommen wird, eröffnen sich für die Gemeinde noch weitere GEVER-Möglichkeiten. So verfügt Egnach künftig mit dem nahtlosen Zusammenspiel von Infoma newsystem mit der CMI-Lösungsplattform über ein vollständig digitales Einwohner-Dossier.

Interaktiv und informativ

Im Idealfall wirken Digitalisierungsvorhaben intern und extern. Ein gutes Beispiel dafür ist das interaktive Berichtswesen von Axians IKVS. «Damit reduzieren wir intern den Aufwand für die Erstellung der Botschaft erheblich und können unseren interessierten Einwohnern eine umfassende und intuitive Möglichkeit bieten, sich jederzeit über die Finanzlage zu informieren.» Dank dem Zusammenspiel des Finanzsystems mit dem interaktiven Berichtswesen, gehören das mühsame Zusammentragen und Abtippen der relevanten Daten der Vergangenheit an. Mit einem Klick in der Infoma-Finanzbuchhaltung sind die definierten Zahlen in aussagekräftigen, interaktiven Grafiken auf der Webseite veröffentlicht.

Gemeinsame Stärken nutzen

Die Gemeinden des Kantons Thurgau haben schon vor vielen Jahren den Synergie-Effekt erkannt und gründeten die ERFA Thurgau. Im Verein, dessen Mitglieder alle auf die Lösungen der Axians Infoma Schweiz setzen, werden regelmässig aktuelle Themen besprochen und gemeinsame Stossrichtungen festgelegt. So können viele der Gemeinden, bei denen die Massenfakturierung von Strom, Gas oder Wasser einen grossen Teil der erstellten Rechnungen ausmacht, künftig gemeinsam von der Partnerschaft zwischen Axians Infoma Schweiz und Encontrol profitieren.

Die spezialisierte Fachlösung, welche unter anderem die Liberalisierung des Strommarktes sowie die Nutzung von Smart-Metern vollumfänglich abdeckt, ist nur ein Beispiel für die Wirkung von IT-Vorhaben für die interne Effizienzsteigerung kombiniert mit einem direkten Nutzen für jeden einzelnen Bürger.

Das Ziel vor Augen

Um das Ziel der (fast) vollständigen Digitalisierung zu erreichen, ist ein klarer Fahrplan unerlässlich. «Wir sind froh, mit der Axians Infoma Schweiz von einem Partner begleitet zu werden, der uns aufzeigt, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt sinnvoll sind» führt Monika Scherrer aus. Denn gerade im Rahmen von «Smart Government » sind unzählige Möglichkeiten vorhanden.

«Im regelmässigen Austausch zeigt uns die Axians Infoma Schweiz neue Trends in der Digitalisierung auf und berät uns, welche Massnahmen für unsere Ausgangslage die beste Wirkung erzielen. Und da die Axians Infoma Schweiz nicht nur unser Software-Lieferant, sondern vielmehr unser Begleiter in die digitale Zukunft ist, können wir die verschiedenen Ideen smart umsetzen. So optimieren wir unsere internen Abläufe und bieten gleichzeitig unseren Bürgern einen grossen, digitalen Mehrwert an.»

Einer der nächsten Schritte im Rahmen von «Smart Government» wird die komplette Digitalisierung der Verarbeitung eingehender Kreditoren-Rechnungen sein. So werden die Papierrechnungen direkt nach dem Eingang gescannt, automatisch in einen elektronischen Beleg umgewandelt und zur Visierung den richtigen Mitarbeitenden übermittelt. Und weitere smarte Lösungen stehen auch schon auf der Agenda: «Zum Beispiel im Bereich der Leistungserfassung, wo heute in den räumlich getrennten Abteilungen verschiedene Systeme genutzt werden, können wir mit diversen Modulen von Infoma newsystem unsere Mitarbeitenden künftig noch besser bei der täglichen Arbeit unterstützen.»