Sicherheit als oberstes Ziel

Die Aargauer Gemeinde Merenschwand setzt seit über 20 Jahren die Fachlösungen der Axians Infoma Schweiz für die Erledigung der täglichen Arbeit ein. Bis vor kurzem betrieb die Gemeinde mit rund 3’700 Einwohnern ihre IT-Infrastruktur selbst auf der vor vielen Jahren gekauften Hardware.

Digital in die Zukunft

2018 lancierte die Gemeindeverwaltung das Projekt «Digitalisierung der Gemeinde» mit dem Ziel alle künftigen Bedürfnisse aufzunehmen, um sich für die Zukunft zu rüsten. Ein Teil innerhalb dieses Projekts war die Überarbeitung der ITStrategie. Es zeigte sich schnell: Die IT-Umgebung muss grundlegend erneuert werden. Denn nicht nur, dass der Aufwand für die Mitarbeitenden der Gemeinde sehr hoch war, die Arbeitsgruppe erkannte auch die Risiken des eigenen Betriebs der zunehmend komplexeren IT-Infrastruktur.

So entschied sich Merenschwand, die komplette IT in die Axians Infoma Cloud auszulagern und in die Hände von ausgebildeten Informatik-Spezialisten zu übergeben. Nur so kann die Gemeinde bestehende Risiken, wie zum Beispiel einem Datenverlust, effektiv entgegenwirken, den zunehmend komplexen Anforderungen an die IT effizient gerecht werden und sich somit wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Zum Abschluss des Outsourcing-Projekts gewährt uns die Finanzverwalter-Stellvertreterin Jolanda Küng einen spannenden Einblick hinter die Kulissen, wie sie den Wechsel in die Axians Infoma Cloud erlebt hat. «Es war klar, dass unsere Server an deren Leistungsgrenzen stossen und den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht werden, also End-of-Life waren» führt Jolanda Küng aus. «Nach
eingehender Prüfung der möglichen Betriebsformen zeigte sich, dass wir mit dem Outsourcing unserer IT-Infrastruktur die meisten Vorteile erzielen können. Bis anhin war ich unter anderem dafür verantwortlich, dass die Datensicherung reibungslos funktioniert. Bei Abwesenheiten musste ich jeweils organisieren, dass ein Kollege oder eine Kollegin diesen Task übernimmt. Zusätzlich verstärkte sich mein ungutes Gefühl, ob unsere Datensicherung überhaupt richtig funktioniert. Denn uns fehlt das Knowhow, um zum Beispiel einen Recovery-Test durchzuführen, also zu prüfen ob wir im Notfall auch wirklich die gesamten Daten wiederherstellen könnten» erzählt sie weiter.

Den Entscheid, die gesamte IT-Infrastruktur in die Axians Infoma Cloud auszulagern, lag nahe, denn «uns ist wichtig, dass wir für alle IT-Fragen einen einzigen, kompetenten Ansprechpartner kontaktierenkönnen. Und da wir bereits mit der Fachlösung der Axians Infoma Schweiz arbeiten und im nächsten Jahr auf Infoma newsystem upgraden werden, ergaben sich aus diesem Entscheid unzählige Vorteile für uns».

Anfangs 2020 waren (fast) alle Fragen geklärt und das Umsetzungs-Projekt konnte in Angriff genommen werden. Eine spannende Herausforderung stellte sich bei den, von der Bauverwaltung gewünschten, grossen Touch-Screen-Bildschirmen. Deren Evaluation entpuppte sich als nicht ganz einfach, da dazu die nötige Erfahrung fehlte und anfänglich die Anforderungen nicht wirklich klar waren. Mit den in der Zwischenzeit im Einsatz stehenden, riesigen Monitoren mit Touch-Screen stehen heute topmoderne Arbeitsplätze mit elektronischen Zeichentischen zur Verfügung, die das Arbeiten in dieser Abteilung
erheblich vereinfachen.

Als eine der ersten Aktivitäten wurde die gesamte, in die Jahre gekommene Hausverkabelung durch einen lokalen Elektriker erneuert. Die Notwendigkeit dazu ging aus dem durch die Axians Infoma Schweiz im Herbst 2019 durchgeführten IT-Assessment hervor.  In den folgenden Wochen trafen dann nach und nach die neuen Hardware-Komponenten im Gemeindehaus ein. Parallel dazu  hielt Jolanda Küng die Fäden des Projekts in der Hand und plante minutiös den grossen Umstellungstag. Das Ziel war klar: um eine möglichst effiziente Umstellung durchführen zu können, sollten die Arbeitsplätze unbesetzt sein. So wurde der Personalausflug für die Mitarbeitenden kurzerhand auf den Umstellungstag abgestimmt.

Am 23. September 2020 war es soweit. Während die Kolleginnen und Kollegen einen schönen Tag geniessen konnten, ersetzte das Team der Axians Infoma Schweiz mit Jolanda Küng’s tatkräftiger
Unterstützung die alten Geräte durch neue Thin-Client-PCs, an welchen neu auch konsequent zwei Bildschirme angeschlossen sind.

Gut geplant – reibungslos umgesetzt

Als am nächsten Morgen die Verwaltungs-Angestellten an Ihre Arbeitsplätze zurückkehrten, erstrahlten diese in neuem Glanz. Die letzten Justierungen – z.B. bei Druckern oder herumhängenden Kabel –  wurden vorgenommen und schon am Mittag konnte die erfolgreiche Hardware-Umstellung sowie die Inbetriebnahme der Axians Infoma Cloud als fast abgeschlossen vermerkt werden. «Interessant ist, dass man grundsätzlich gar keinen Unterschied zu vorher bemerkt.

Meine Kolleginnen und Kollegen fanden sich super schnell in der neuen Umgebung zurecht. Es traten, bis auf vereinzelte Fragen zur Handhabung des neuen zweiten Monitors, praktisch keine Fragen auf» erinnert sich Jolanda Küng an die ersten Tage nach der Auslagerung der IT in die Axians Infoma Cloud.

Alles in allem hat sich die Umstellung auf jeden Fall gelohnt. «Heute haben wir die Sicherheit, dass unsere Daten jederzeit verfügbar sind. Taucht doch mal eine Frage auf, dann steht uns der Service Desk der Axians Infoma Schweiz mit schneller Reaktionszeit und kompetenten Mitarbeitenden zur Seite».

Erfahren Sie mehr über die Gesamtlösung für Aargauer Gemeinden.