Sitzungsmanagement

KANN MEHR ALS NUR PROTOKOLLE: VERWALTEN UND PLANEN VON GREMIEN UND SITZUNGEN

CMI Protokoll

CMI Protokoll bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und –nachbearbeitung. Traktandelisten, Protokolle sowie Beschlüsse erstellen Sie rasch und unkompliziert. Innerhalb der Gremien bewirtschaften Sie nebst Traktanden, Sitzungen, Sitzungsausfertigungen und Behördenmitglieder auch die Sitzungsgeldabrechnungen. Die erfassten Informationen publizieren Sie simpel in ein RIS (Ratsinformationssystem im Internet) oder zur Sitzungsvorbereitung in ein Extranet. Sitzungsinformationen sind in einem Geschäft immer ersichtlich. Die Gremienmitglieder werden direkt aus der Sitzung heraus, mit den für die Vorbereitung notwendigen Dokumenten beliefert. Die Unterlagen stehen offline bereit. So bearbeiten Sie die Sitzungen jederzeit ausserhalb von CMI (AXIOMA). Die Dokumente, die offline sind, sind vorübergehend für andere Gremienmitglieder gesperrt. Mit CMI Protokoll führen Sie sämtliche Gremien zentral und einheitlich.

IHR MEHRWERT

Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung
Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
Automatisiertes Erstellen von Serienbriefen, Protokollauszügen usw.
Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnis nach Registraturplan oder Stichworten

CMI Sitzungen:

MOBILE SITZUNGSVORBEREITUNG FÜR GREMIEN- UND KOMMISSIONSMITGLIEDER - JEDERZEIT UND ÜBERALL

CMI Sitzungen unterstützt die Gremien- und Kommissionsmitglieder bei der Planung und Organisation einer Sitzung. Sämtliche Unterlagen der nächsten und vergangenen Sitzung sind jederzeit und überall verfügbar und können für die persönliche Vorbereitung eingesehen werden. Dank der Offline-Funktion ist es möglich, die Unterlagen ohne aktive Internetverbindung immer griffbereit zu haben. Für die papierlose Sitzungsvorbereitung steht für das Gremiumsmitglied sowie seinen Mitarbeitern die Möglichkeit zur Verfügung, persönliche Dokumente pro Traktandum zu hinterlegen, zu annotieren und mit anderen Gremiumsmitgliedern zu teilen. Ergänzt mit den eigenen Notizen, die ebenfalls mit weiteren Gremiumsmitgliedern geteilt werden können, erhalten die Sitzungsteilnehmer eine Kollaborationsplattform für die effiziente Vorbereitung und Kommunikation.

Die Wortbegehrens- und Zustimmungsfunktion erlaubt eine noch effizientere Sitzungsdurchführung, da die Sitzungsteilnehmer bereits im Vorfeld Ihre Wortbegehren äussern können. Dies ermöglicht dem Sitzungsleiter die einzelnen Informationen und Voten vor der effektiven Sitzung zu kennen und diese gezielt einzuplanen. Die Veröffentlichung und Freigabe der Sitzung und deren Unterlagen erfolgt per Knopfdruck, welche umgehend elektronisch zur Verfügung stehen. Neben der Zeitersparnis für die physische Vervielfältigung der Dokumente werden auch Druck- und Papierkosten reduziert.

IHR MEHRWERT

Offline Funktion aller Sitzungsunterlagen (Metadaten und Dokumente) in der App-Version
Persönliche Dokumente und Notizen hinterlegen, annotieren und teilen
Wortbegehrens- und Zustimmungsfunktion
Persönliche Notizfunktion pro Traktandum inkl. Freigabe unter Gremiumsmitgliedern
1-Klick Veröffentlichung einer Sitzung mit allen Unterlagen (inkl. automatischer PDF-Konvertierung)
Diverse Authentifizierungs- und IAM Integrationen für höchste Sicherheitsansprüche

CMI Behörden (Erweiterungsmodul)

Übersichtliche Verwaltung von Gremien und Kommissionen

CMI Behörden bietet aufbauend auf CMI Protokoll eine umfassende Unterstützung zur Führung der Behördenmitglieder und Gremien. Auf Knopfdruck kann das Behördenverzeichnis gedruckt oder im Internet auf einem Ratsinformationssystem publiziert werden. Die Daten werden dabei nicht redundant geführt. Sie nutzen die gleiche Datenbasis für CMI Protokoll, CMI Behörden sowie für das Ratsinformationssystem. Gleichzeitig dient die Behördenadministration als Basis für die optionale Sitzungsgeldabrechnung. Pro Behördenverzeichnis besteht die Möglichkeit neben den Kontaktdaten auch Interessenbindungen sowie Partei- und Fraktionszugehörigkeiten zu erfassen. Mit der Verbindung zu den eingereichten Vorstössen und Geschäften kann auf Knopfdruck pro Behördenmitglied ein Portrait oder Lebenslauf, mit allen relevanten Informationen, erstellen und gedruckt werden.

IHR MEHRWERT

Einfaches Erstellen von Mitgliederportraits mit Gremienzugehörigkeit
Vademekum zur Verfügungstellung von gesamten politischen Lebensläufen
Arbeitserleichternde Standadreports
Publikationsschnittstellen zu diversen CMS-Lieferanten
Subjektschnittstellen zu diversen Subjetkverwaltungen

CMI Sitzungsgeld (Erweiterungsmodul)

MIT WENIGEN KLICKS SITZUNGSGELDER AUSZAHLEN

CMI Sitzungsgeld bietet, aufbauend auf CMI Behörden, eine moderne Lösung zur Verwaltung der Sitzungsgelder. Durch die nahtlose Integration in CMI Protokoll und die Schnittstelle in die bestehende Lohnbuchhaltung werden Synergien genutzt und ein nachhaltiger Mehrwert geschaffen. Transparente, durchgängige Datenhaltung von der Behördenerfassung bis zur Auszahlung von Sitzungsgeldern. Zudem können auf jedem Gremium die im Spesenreglement relevanten Angaben auf Basis der Rolle im Gremium vorgenommen werden.

Für jede Funktion der Behördenmitglieder werden Leistungsansätze hinterlegt. Beim Einrichten von CMI Sitzungsgeld wird das Spesenreglement der Organisation einmalig im System parametriert. Somit ist eine Auszahlung zum Stichtag per Knopfdruck möglich.

IHR MEHRWERT