Was Entscheidungsträger bei der Auslagerung der Gemeinde-IT beschäftigt

Es ist eine Binsenwahrheit: viele Kommunen stehen unter grossem Kostendruck. Dies zeigt sich allein schon aufgrund der stetig sinkenden Zahl der politischen Gemeinden in der Schweiz. Waren es gemäss den Zahlen des Bundesamtes für Statistik im Jahr 1960 noch 3’095, so ist die Zahl in der Zwischenzeit mit Namen vom Thurgauischen Aadorf bis Zürich auf lediglich 2’172 (Stand 1. Januar 2021) gesunken. Durch Gemeindefusionen lassen sich ohne Zweifel Synergien nutzen und enorme Kosteneinsparungen erreichen, teilt man sich doch die Aufwendungen, insbesondere im Bereich Verwaltung, untereinander auf. Hinzukommt, dass man infolge der grösseren Einkaufsmengen auch Preisvorteile bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen erzielen kann.

IT im Nebenamt nicht mehr zeitgemäss

Umso erstaunlicher ist es, dass gerade im Bereich Informatik sich viele Gemeinden mit dem Gedanken der Auslagerung an einen Drittanbieter schwer tun. Dabei könnte man, gerade durch die tieferen Kosten, die sich beim Dienstleister durch Skaleneffekte erzielen lassen, profitieren. Weil der Kostendruck nicht ab- sondern weiter zunimmt, gehört aber bei der Neubeschaffung von Informatik heutzutage auch das Thema Outsourcing der IT auf die Traktandenliste. Insbesondere das Thema Cloud hat mittlerweile enorm an Akzeptanz zugelegt, weshalb ein IT-Verantwortlicher nicht mehr um die Evaluation entsprechender Angebote herumkommt. Letzterer erledigt seine Aufgaben noch in vielen Gemeinden im Nebenamt– sind doch gerade viele für die IT zuständigen Personen in kleineren Gemeinden – eigentlich Mitarbeitende aus einer der Fachabteilungen. Um sich eine eigene IT-Abteilung leisten zu können, bedarf es nämlich einer Verwaltungsgrösse, über die viele Gemeinden gar nicht verfügen.

Angst vor Abhängigkeit

Es bietet sich also an, seine Gemeindeinformatik an einen externen Lieferanten auszulagern. Anstatt sich nun aber einer in der näheren Umgebung gelegenen IT-Firma zu bedienen, empfiehlt sich durchaus die Prüfung von Angeboten von auf Gemeinde-Themen spezialisierten Anbietern. Solche können nicht nur kostenmässig skalieren, sondern verfügen auch über das nötige, fachspezifische Wissen und die Erfahrung. Schliesslich sind die Anforderungen an die Anwendungen bei Gemeinden in grossen Teilen andere als etwa die eines Detailhändlers. Geht es nach der Angebotssuche aber darum, eine Entscheidung zu fällen, treten nicht selten Fragen auf. Finanzvorsteher, Gemeinderäte oder Gemeindeschreiber fürchten dann zum Beispiel, in eine Abhängigkeit, einen sogenannten Vendor Lock-in, zu geraten, aus den Verträgen nicht mehr herauszukommen und bis zum Sanknimmerleinstag an den Lieferanten gebunden zu sein.

Unterschiedliche Leistungsvereinbarngen

Deshalb ist es wichtig zu wissen, dass alle Vertragsgegenstände jederzeit (unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist von üblicherweise 6 Monaten) geändert werden können. Dazu gehört selbstredend auch ein allfälliger Wechsel zu einem anderen Anbieter. Gerade in der Cloud ist aber ein anderes Kriterium ausschlaggebend: Es bestehen keine Initialkosten in Hard- oder Software, werden die Services doch auf «Mietbasis» nach Umfang der Anwendungen und Anzahl der Mitarbeitenden verrechnet. Preiserhöhungen ohne zusätzliche Leistungen sind dabei nicht üblich, im Gegenteil werden durch solche Service-Verträge die Anwendungen im Hintergrund fortlaufend weiterentwickelt. Bei Bedarf können die Leistungen auch auf mehrere Jahre hinaus fix definiert werden. Einzig die Kosten für Anwenderschulungen und die Einführung der Lösungen, welche auf Projektbasis abgerechnet werden, müssen budgetiert werden. Wer mehr Planungssicherheit möchte, kann sogar beim Support einen Flatrate-Vertrag abschliessen. Die Kosten richten sich dabei nach dem Umsatzvolumen des Kunden.

Achtung vor Wissensverlust bei Insourcing

Ebenfalls hört man nicht selten Bedenken, was die Überlebensfähigkeit von Anbietern angeht. Ob es einen Lieferanten in ein paar Jahren noch gibt oder nicht, dürfte vor allem bei kleinen, lokal verwurzelten IT-Firmen ein Thema sein – kaum aber bei einzig auf das Gemeinde-Geschäft fokussierten Dienstleistern. Hingegen muss man bei einer Lösung im eigenen Haus jederzeit damit rechnen, dass der IT-affine Verwaltungsangestellte kündigt, nicht durch einen neuen ersetzt werden kann, der Händler von nebenan Konkurs geht oder keine Nachfolgeregelung hat finden können und in Pension geht. Dann ist eines sicher: das Know-how geht mit dem Angestellten oder IT-Händler verloren.

Weitere Fragen, wie solche zu Datenschutz, Kosten und ähnliche, welche Entscheidungsträger in Gemeinden in Sachen IT beschäftigen und entscheidende Mehrwerte der Gemeinde-IT in der Cloud, haben wir in separaten Blog-Beiträgen beantwortet.