Arbeitsplatz in der Cloud: Das beschäftigt Mitarbeitende in öffentlichen Verwaltungen

Überlegungen für oder gegen die Cloud entstehen erfahrungsgemäss häufig bei Ersatzbeschaffungen von IT-Systemen oder neuen kurzfristig auftretenden Anforderungen und Bedürfnissen. Schnell müssen dann strategische Entscheidungen herbeigeführt werden, doch diese werfen auch viele Fragen auf.

In unserer Blog-Serie zum Thema Cloud möchten wir deshalb Antworten auf Fragen geben, welche auf Nutzer- und Entscheidungsträgerseite in öffentlichen Verwaltungen auftreten und unser langjähriges Wissen weitergeben. Dabei werden wir bewusst technisch nicht in die Tiefe gehen und so weit wie möglich auf Fachchinesisch verzichten, dafür aber die praktischen Aspekte beleuchten.

Im ersten Teil der Blog-Reihe legen wir den Fokus auf Aspekte, welche Mitarbeitende in der Gemeindeverwaltung – von der Gemeindekanzlei über die Finanzen bis hin zur Einwohnerkontrolle und dem Gemeindeschreiber oder der Gemeindeschreiberin – typischerweise beschäftigen.

Eigener Arbeitsplatz wie gewohnt, nur virtuell in der Cloud

Jede Neubeschaffung der IT löst Unsicherheiten aus. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es sich um die eigene Arbeitsumgebung handelt. Das ist auch ganz normal und durchaus menschlich. Wer hat schon gerne Veränderungen, wenn es auch ohne ginge? Am häufigsten tritt deshalb bei Anwendern die Frage auf, ob man die Arbeitsgewohnheiten ändern muss, um seine Aufgaben weiterhin erledigen zu können.

Um es gleich vorwegzunehmen: Nein, die Mitarbeitenden in der Verwaltung können weiterhin auf die gewohnte Weise auf ihrem PC oder Laptop arbeiten. Denn vereinfacht gesagt ändert sich nur der Ort, an dem die Systeme laufen: Anstatt im eigenen Haus werden die Fachanwendungen und Office-Programme beim IT-Dienstleister betrieben. Selbstverständlich ist das technisch stark vereinfacht, aber das interessiert hier nicht. Einzige Änderung: Auf den Rechner der Mitarbeitenden wird lediglich ein Plug-in, also ein kleines Software-Fetzchen, wie man es privat vermutlich von einzelnen Internetseiten her kennt, heruntergeladen. Einmal eingeloggt, erscheint dann wie gewohnt die Oberfläche des eigenen Arbeitsplatzes. Darüber greift man einfach anstatt wie früher über das interne Netzwerk via Internet auf seine Fachanwendungen oder Office-Programme zu.

Ein weiterer Vorteil der Auslagerung in die Cloud: Es spielt keine Rolle mehr, ob man auf einem älteren Rechner als die Kollegen arbeitet, deren kaputter PC durch ein neueres Modell ersetzt werden musste. Die Anwendungen laufen eben nicht mehr auf dem eigenen Computer und Daten werden auch nicht mehr lokal gespeichert.

Mehr Freiheiten beim Arbeiten im Homeoffice

Immer mehr Gemeindeangestellte interessiert beim Thema Cloud-Computing auch die Arbeitsqualität ausserhalb der Verwaltungsbüros. Denn das Bedürfnis nach einem mobilen Arbeitsplatz und dem Arbeiten im Homeoffice  gewinnen zunehmend an Bedeutung. Insbesondere haben aktuell im Zusammenhang mit den Lockdown-Massnahmen aufgrund der Covid-19-Pandemie viele die Arbeit von Zuhause aus kennen und auch schätzen gelernt. In den allermeisten Fällen gelang auch das Arbeiten im Homeoffice von Anfang an genauso wie im Büro. Herausforderungen gab es vielleicht da und dort, wo der IT-Zuständige der Verwaltung erst noch die Lösung für die Verbindung von ausserhalb auf die Verwaltungs-IT bereitstellen musste. Diejenigen Verwaltungen, die ihre IT bereits in die Cloud ausgelagert hatten, blieben aber grösstenteils unberührt. Weil viele zuhause ja einen eigenen PC mit Bildschirm haben, kamen sie sogar in den Genuss zweier Monitore.

Ausserdem ist es doch gerade für kleinere Gemeinden ein Plus, wenn zum Beispiel die teilzeitarbeitende Sachbearbeiterin der Finanzbuchhaltung zuhause eine Buchungsdifferenz suchen kann, wenn sie einen Arzttermin hat oder das Kind in die Krippe bringen muss. Sie spart sich dann den Arbeitsweg und ist produktiver. Dasselbe gilt für Gemeindeschreiber, die in ihrer Funktion sowieso oft auswärts an Sitzungen unterwegs sind. Ihren Laptop nehmen sie dann einfach an die Treffen mit den Gemeinderäten oder Gewerbetreibenden der Gemeinde mit und haben dabei immer vollen Zugriff auf alle Akten und Anwendungen.

IT-Support von Profis

Eine oftmals gehörte Frage ist die nach der Unterstützung bei Problemen mit der Informatik. Man befürchtet, dass keiner zur Stelle sein könnte, wenn ein Rechner abstürzt oder Fragen bei der Anwendung eines Systems auftreten. Deshalb hier gleich die Entwarnung: Man wird aber nicht allein gelassen, weil niemand in der Verwaltung oder beim lokalen PC-Händler für die IT zuständig ist.

Das Gegenteil ist der Fall: Das Support-Center steht für Anfragen jederzeit online oder zu Bürozeiten per Telefon und – je nach Vertrag der Gemeinde mit dem Serviceanbieter – im Notfall im Pickett-Dienst auch am Wochenende zur Verfügung. Das gilt also auch dann, wenn der eine Mitarbeiter, der neben seinen eigentlichen Aufgaben in der Verwaltung noch für die IT zuständig ist oder der PC-Laden in der Nähe keine Zeit hat, krank oder in den Ferien ist. Hinzu kommt, dass die Fachspezialisten der Hotline exakt auf die Systeme der Verwaltung geschult sind und dank eines grossen Pools an Know-how keine Wissenslücken bestehen.

Im zweiten Teil unserer Blog-Serie zum Thema Cloud-Computing gehen wir dann der Frage nach, welche Gründe es für IT-Verantwortliche in den Verwaltungen für den Wechsel zu einem Full-Outsourcing der IT gibt.