VTG direkt: SMART, DIGITAL, EGNACH

VTG Direkt Nr. 108, Juni 2021

Es war in einer Zeit, als die digitale ISDN-Telefonie ganz neu war und Microsoft Office erstmals ab CD installiert werden konnte. In dieser Zeit entschloss sich die Gemeinde Egnach, die digitale Transformation einzuläuten und setzte auf die schon damals zukunftsweisenden Produkte der Axians Infoma Schweiz.

Die 4 800-Seelen-Gemeinde ist denn auch 30 Jahre später überzeugt, damals den richtigen Entscheid gefällt zu haben. Gerade in einer Gemeinde, die aus vier Dörfern und 68 Weilern besteht, ist eine
effiziente Gemeindeführung unerlässlich. Mit dem stetigen, vorausschauenden Ausbau der Informatik können heute die an verschiedenen Orten stationierten 23 IT-Arbeitsplätze miteinander arbeiten, ohne dass die räumliche Distanz in irgendeiner Form spürbar ist.

Aber Egnach – wo übrigens jede vierte in der Schweiz produzierte Beere gedeiht – will noch mehr und rüstet sich für die zukünftigen Herausforderungen. Mit noch mehr Digitalisierung ist Monika Scherrer, Leiterin Finanzen, überzeugt, dass «nahezu sämtliche Behördengänge digital erledigt werden können».

Vor allem konnten im ersten Schritt die internen Abläufe optimiert werden. So wurde die Papierflut eliminiert, indem das Sitzungsmanagement bereits vor sieben Jahren komplett digitalisiert
wurde. Die Sitzungsteilnehmer haben so jederzeit und von überall Zugriff auf die relevanten Unterlagen. Aktuell ergänzt Egnach die bestehende Lösung zusätzlich mit der digitalen Vertragsverwaltung
und der Sitzungsgeldabrechnung. Danach sind die physischen Kreditoren-Belege dran. Mit dem durchgängigen Workflow von Infoma newsystem werden die Rechnungen sofort nach dem Eingang digitalisiert und danach komplett elektronisch bis hin zur Zahlung verarbeitet. Weitere Meilensteine werden auch die Inbetriebnahmen des digitalen Einwohner-Dossiers und des interaktiven Berichtswesens der Axians IKVS darstellen.

Die vielen Ideen für noch mehr «Smart Government» erarbeitet Egnach in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Axians Infoma Schweiz und plant bereits weitere Digitalisierungs-Schritte zum Beispiel im Personalmanagement oder in der smarten Fakturierung

Zum ausführlichen Interview mit Monika Scherrer