Wissenswertes für IT-Verantwortliche zur Auslagerung der Gemeinde-IT in die Cloud

In vielen Gemeinden wird die IT nach wie vor von einem Verwaltungsangestellten quasi im Nebenamt betreut. Fehlt diesem das Wissen und die Zeit für eine vollständig autonome Beschaffung und einen selbstständigen Betrieb der Hard- und Software, unterstützt ihn in der Regel ein lokaler IT-Händler. Oftmals überlassen die kleineren Gemeinden ihre IT nicht vollständig einem Hersteller von Gemeinde-Software, weil die IT-Verantwortlichen fürchten, nicht schnell genug auf neue Anforderungen reagieren und ihren Mitarbeitenden nicht die nötige Sicherheit und Performance zur Verfügung stellen zu können. Diese Bedenken sind allerdings unberechtigt – im Gegenteil.

Verbesserte Servcies

Denn bei einem Full-Outsourcing in die Cloud kann der Dienstleister proaktiv mögliche Schwierigkeiten erkennen, etwa indem er durch kontinuierliches Monitoring mögliche Performance-Schwankungen rechtzeitig erkennt und ausgleicht.  Die Leistung ist in jedem Fall besser, weil die Anwendungen in einem professionellen Rechenzentrum auf Infrastruktur der neuesten Technologiegeneration laufen. Der Betrieb in einem eigenen kleinen Server-Raum in der Gemeindekanzlei kann deshalb unmöglich mit den Sicherheits- und Leistungsstandards eines, insbesondere auf Gemeinde-Informatik spezialisierten Dienstleisters mithalten.

Flexibel skalierbar und sicher

Auf Wunsch fährt der Outsourcing-Partner bei neu auftretenden Bedürfnissen auch kurzfristig Rechen- oder Speicherkapazität hoch- oder runter oder schaltet Logins für neue oder temporär arbeitende Verwaltungsangestellte frei. Dies kann mittels Express-Auftrag sogar sehr schnell gehen. In der Regel weiss man ja aber im Voraus, wenn ein neuer Mitarbeitender anfängt.

Dann genügt ein Anruf beim persönlichen Verkaufsberater oder eine Bestellung über das elektronische Ticketing-System und der gewünschte Service steht innerhalb ein bis zwei Tagen zur Verfügung. Dass dank entsprechender Zertifizierungen und dem Betrieb der Anwendungen in einem Schweizer Rechenzentrum selbstverständlich auch automatisch alle regulatorischen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sind, haben wir bereits an anderer Stelle in unserer Blog-Serie zum Thema Cloud ausgeführt.

Keine Anschaffungen mehr nötig

Flexibel ist man übrigens auch, sollte sich die Gemeinde für die Beschaffung einer neuen Anwendung entschieden haben – zum Beispiel, wenn die Finanzverwaltung ein neues Planungs-Tool (auch eines Drittherstellers) benötigt. Anstelle des Lieferanten oder des für die IT noch nebenher zuständigen Verwaltungsangestellten installiert in diesem Fall der Outsourcing-Partner die Software im seinem Cloud-Rechenzentrum und stellt diese der Gemeinde zur Verfügung. Da man davon ausgehen kann, dass viele Infrastruktur-Optionen beim Anbieter bereits verfügbar sind, ist dies auch problemlos bei nicht per se web-fähigen Anwendungen möglich. Eine solche Plattform ist dann auf jeden Fall hervorragend ans Internet angeschlossen, ohne dass lokal von der Gemeinde noch zusätzliche Gerätschaften hinzugekauft und mit der Anwendung verknüpft werden müssen.

Mehr sorglos geht nicht

Ebenfalls problemlos möglich ist es, versehentlich verloren gegangene Daten wieder zurückzubekommen. Diese liegen dank der automatisch (je nach Wunsch zum Beispiel alle 15 Sekunden) erstellten Sicherungskopien jederzeit bereit und können nach Wunsch zurückgespielt werden. Für Office-Anwendungen kann dies der Kunde sogar selbst machen, wenn gewünscht. In der Regel lohnt es sich aber, gleich die ganzen Backups an den Lieferanten zu übertragen. Das gilt übrigens auch für die Lizenzierung. Da die Gemeinde beim Full-Outsourcing einen Service pro Arbeitsplatz respektive Mitarbeitenden bezieht, braucht sich auch niemand mehr um die komplizierten Lizenzvereinbarungen zu kümmern. Eine Ausnahme bilden dabei höchstens Anwendungen, die die Gemeinde zwar vom Lieferanten betreiben lassen, aber selbst erwerben möchte.

Achtung Kostenfalle beim Insourcing

Zu guter Letzt stellt sich natürlich immer die Frage nach den Kosten. Oftmals wird argumentiert, ein Full-Outsourcing sei teurer als wenn man die IT selbst betreibe. Das mag auf den ersten Blick vielleicht so aussehen, schaut man einzig auf die Rechnung, die man vom Lieferanten erhält. Eine solche Betrachtungsweise entbehrt allerdings der nötigen Kostentransparenz. Denn in der Regel werden bei einem solchen Kostenvergleich versteckte Aufwendungen, etwa Raum- und Energiekosten oder den Einkauf von Drittmaterial vergessen. Ganz zu schweigen von Personalkosten, benötigt der Verwaltungsmitarbeiter doch auch kostbare Arbeitszeit für die Betreuung von IT und Support. Er braucht in der Regel sogar mehr Zeit als ein auf sein Fach spezialisierter IT-Profi beim Lieferanten. Abgesehen davon, dass bei letzterem das Wissen nicht nur gebündelt und jederzeit à jour ist. Dank der grösseren Verteilung auf eine viel grössere Anzahl Anwendern lassen sich die Kosten auf allen Ebenen nämlich zusätzlich skalieren.