Mehrwerte und Hauptgründe für ein Full-Outsourcing der Gemeinde-Informatik in die Cloud

Bei Evaluationen im Zuge von Neubeschaffungen von Gemeinde-Software oder Hardware-Infrastruktur gehört die Möglichkeit eines Full-Outsourcing heute auf jeden Fall auf die Liste der zu betrachtenden Lösungen. In einem solchen Szenario werden sowohl Verwaltungs-Software als auch IT-Infrastruktur (Server, ggf. auch PC und Laptops) inklusive der Wartung auf Cloud-Computing basierend aus einer virtualisierten Umgebung im Rechenzentrum des Dienstleisters bereit gestellt. Eine Auslagerung der IT in die Cloud bringt der Verwaltung bedeutende Mehrwerte im Vergleich zum Betrieb im eigenen Haus durch Verwaltungsmitarbeitende, die zwar vielleicht IT-begeistert, aber keine IT-Spezialisten, sondern Verwaltungs-Fachkräfte sind.

Qualitative Verbesserung der IT-Services dank ISO-Zertifizierung

Die Leistung der Infrastruktur ist in der Cloud üblicherweise besser, denn in dieser verteilt sich die Arbeitslast der Nutzer virtuell auf viele Server, und der Anbieter kontrolliert diese «Performance» laufend. Kleinere Gemeindeverwaltungen hingegen neigen dazu, ihre Systeme zu überfordern mit dem Resultat, dass Probleme erst dann erkannt werden, wenn es zu spät ist. Das liegt hauptsächlich darin begründet, dass es von Jahr zu Jahr schwieriger wird, das komplexer werdende, aber notwendige fachliche Know-how aufrechtzuerhalten.

Eine Bereitstellung der IT im Rahmen eines Service-Abonnements entlastet die personellen Ressourcen innerhalb der Verwaltung. Die Verwaltungsangestellten in der Einwohnerkontrolle, im Finanzwesen oder der Gemeindekanzlei können sich damit voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und an Effizienz gewinnen, weil sie nicht mehr für die Aufrechterhaltung des Betriebs oder Anwenderfragen bereit stehen müssen. Hinzu kommt, dass ein Dienstleister mit den entsprechenden ISO-Zertifizierungen (Norm 9001 und 27001) mit einem strukturierten Vorgehen und entsprechendem Risikomanagement für Informationssicherheit sorgt und automatisch die regulatorischen Anforderungen an den Datenschutz erfüllt. Die Qualität der Informatik verbessert sich, weil die Verantwortung dafür nicht an einzelne delegiert, sondern an Profis übertragen wird. Das macht auch die Gemeinde als Arbeitgeber attraktiver.

Migration in die Cloud

Positiv ist auch, dass die Gemeinde keine Anschaffungskosten mehr zu tragen hat. Der Service aus der Cloud ist transparent entsprechend den speziellen Anforderungen berechnet, die kosten sind kalkulierbar – die Vollkostenrechnung wird insgesamt günstiger. Die eingesparten Initialkosten können entweder das Budget entlasten oder für Optimierungen bei der Hardware, zum Beispiel für bessere Arbeitsplatz-Bildschirme oder Scanner eingesetzt werden. Für den Wechsel in die Cloud muss einzig ein kleines Projekt von wenigen Personentagen veranschlagt werden. Darin enthalten ist ein kleines Assessment, in welchem die bestehende Situation analysiert und mögliche Wünsche und Bedürfnisse aufgenommen und das Projekt insgesamt koordiniert wird. Anschliessend werden dann die Datenübergabe und die Inbetriebsetzung gemacht.

Weitere Mehrwerte

Auch für die Gemeindemitarbeiter ist der Wechsel völlig unproblematisch. Man loggt sich mit seiner Benutzer-ID und dem Passwort in die Cloud des Dienstleisters ein und arbeitet dann auf dem Computer mit seinem gewohnten persönlichen Desktop. Weil das System auf Web-Technologie basiert, funktioniert der Dienst rund um die Uhr auf jedem x-beliebigen Endgerät, also auch auf dem Heim-PC, dem Smartphone oder Tablet. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang, sei dies nun, indem man das Smartphone als persönlichen Hotspot nutzt oder ein WLAN.

Ein weiteres Plus: Weil Wartungsarbeiten, Software-Updates und andere Interventionen durch den Dienstleister – selbstverständlich mit Vorankündigung – an Wochenenden durchgeführt werden, wird auch der Arbeitsprozess in der Verwaltung nicht unterbrochen.

Rundum sorglos mit Full-Outsourcing

Ein Full-Outsourcing der Veraltungs-IT bringt also ein ganzes Bündel an Mehrwerten: Einen qualitativ besseren, zu kalkulierbaren Kosten erhältlichen, jederzeit skalierbarer, budgetschonenden Service, der sämtliche Bedürfnisse an die Gemeindeinformatik erfüllt.

Im nächsten Teil unserer Blog-Reihe zum Thema Cloud-Computing beschäftigen wir uns dann mit den Fragen, welche die IT-Verantwortlichen beschäftigen.